Descripción de las partes y Herramientas de Access

Cuando abra Access

Cuando inicia Access 2010, verá la vista Backstage de Microsoft Office, donde puede obtener información acerca de la base de datos actual, crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente y ver contenido destacado de Office.com.

La vista Backstage contiene también muchos otros comandos que puede utilizar para ajustar, mantener o compartir bases de datos. Los comandos de la vista Backstage se aplican generalmente a bases de datos completas, en lugar de a objetos dentro de ellas.

 Nota   Para tener acceso a la vista Backstage en cualquier momento, haga clic en la pestaña Archivo.

Crear una base de datos mediante una plantilla

Access incluye una gran variedad de plantillas que se pueden usar para acelerar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para llevar a cabo una tarea específica. Por ejemplo, hay plantillas que se pueden usar para realizar un seguimiento de problemas, administrar contactos o gastos. Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo que ayudan a mostrar su uso. Las plantillas de base de datos pueden usarse tal cual o pueden personalizarse de modo que se ajusten a las necesidades específicas del usuario.

Crear una base de datos mediante una plantilla incluida con Access 2010

1. Inicie Access 2010.
2. En la ficha Nueva de la vista Backstage, haga clic en Plantillas de ejemplo.
3. En Plantillas disponibles, haga clic en la plantilla que desee usar.
4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo.
5. Opcionalmente, haga clic en el icono de carpeta situado junto al cuadro Nombre de archivo para buscar una ubicación donde desea crear la base de datos. Si no indica una ubicación específica, Access crea la base de datos en la ubicación predeterminada que se muestra bajo el cuadro Nombre de archivo.
6. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos y la abre para usarla.

Crear una base de datos mediante una plantilla de Office.com

Si está conectado a Internet, puede explorar o buscar plantillas en Office.com desde la vista Backstage de Microsoft Office. Siga este procedimiento:

1. Inicie Access 2010.
2. En la ficha Nueva de la vista Backstage, siga uno de estos procedimientos:
• Explorar para encontrar una plantilla    En Plantillas de Office.com, haga clic en la categoría de plantilla que le interese (por ejemplo, Trabajo).
• Buscar una plantilla    En el cuadro Buscar Plantillas en Office.com, escriba uno o varios términos de búsqueda y, a continuación, haga clic en el botón de flecha para buscar.
3. Cuando encuentre una plantilla que desee probar, haga clic en ella para seleccionarla.
4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo.
5. Opcionalmente, haga clic en el icono de carpeta situado junto al cuadro Nombre de archivo para buscar una ubicación donde desea crear la base de datos. Si no indica una ubicación específica, Access crea la base de datos en la ubicación predeterminada que se muestra bajo el cuadro Nombre de archivo.
6. Haga clic en Descargar.

Empezar a utilizar la nueva base de datos

Según la plantilla que usara, es posible que necesite realizar uno o varios de los siguientes pasos para empezar a trabajar con la nueva base de datos:

• Si Access muestra un cuadro de diálogo Inicio de sesión con una lista vacía de usuarios, use el procedimiento siguiente para comenzar:
1. Haga clic en Nuevo usuario.
2. Rellene el formulario Detalles de usuario.
3. Haga clic en Guardar y cerrar.
4. Seleccione el nombre de usuario que acaba de escribir y, a continuación, haga clic en Iniciar sesión.
• Si Access muestra una hoja de datos vacía, puede empezar a escribir datos directamente en esa hoja de datos o haga clic en otros botones y pestañas para explorar la base de datos.
• Si Access muestra una página Introducción, haga clic en vínculos de esa página para obtener más información acerca de la base de datos, o bien haga clic en otros botones y pestañas para explorar la base de datos.
• Si Access muestra un mensaje Advertencia de seguridad en la barra de mensajes y confía en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos requiere un inicio de sesión, deberá iniciar una nueva sesión.

Crear una base de datos desde cero

Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades o si tiene datos en otro programa que desee usar en Access, quizás decida que es mejor crear una base de datos desde cero. En Access 2010, puede optar entre una base de datos de escritorio estándar y una base de datos web.

Para ambos tipos de base de datos, normalmente debería empezar con uno de estos pasos:

• Cree nuevas tablas y, a continuación, escriba datos en esas tablas.
• Importe datos desde otros orígenes, lo que crea nuevas tablas en el proceso.

Crear una base de datos en blanco

1. Inicie Access.
2. En la ficha Nueva en la vista Backstage, haga clic en Base de datos en blanco o Base de datos web en blanco.

 Importante   La opción que elija aquí determinará qué características están disponibles en la base de datos. Las bases de datos de escritorio no se pueden publicar en la Web y las bases de datos web no admiten algunas características de escritorio, como las consultas de totales.

3. A la derecha, escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo.

Para cambiar la ubicación en la que se crea el archivo, haga clic en Examinar, junto al cuadro Nombre de archivo, busque y seleccione la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía (denominada Tabla1) en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: vista que muestra datos de una tabla, un formulario, una consulta, una vista o un procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.).

5. Access coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar de la nueva tabla.

Para agregar datos, comience a escribir, o bien, pegue datos de otro origen tal y como se describe en la sección Pegar datos de otro origen en una tabla de Access, más adelante en este artículo.

Si no desea escribir datos en este momento, haga clic en Cerrar.

 Nota   Acceso eliminará Tabla1 si la cierra sin guardar.

Agregar una tabla

Puede agregar una nueva tabla a una base de datos existente mediante las herramientas del grupo Tablas de la ficha Crear.

 Nota   En una base de datos de web, solo está disponible el comando Tabla en el grupo Tablas.

Independientemente de la vista en la que comience a trabajar, siempre puede cambiar a la otra vista mediante los botones Ver en la barra de estado de la ventana Access.

• Crear una tabla en blanco en la vista Hoja de datos    En la vista Hoja de datos, puede escribir los datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan por números (Campo1, Campo2, etc.) y Access define el tipo de datos basándose en el tipo de los datos que se escriben.
1. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
2. Access crea la tabla y coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar.
3. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía, o bien, pegue datos de otro origen tal y como se describe más adelante en este artículo.
• Para cambiar el nombre de una columna (o campo), haga doble clic en su encabezado y escriba el nuevo nombre.

 Sugerencia   Asigne a cada campo un nombre significativo de modo que sepa lo que contiene sin tener que consultar los datos.

• Para mover una columna, selecciónela haciendo clic en su encabezado y, a continuación, arrástrela hasta la ubicación que desee. También puede seleccionar varias columnas contiguas y arrastrarlas juntas hasta una nueva ubicación.

Para agregar más campos a la tabla, comience a escribir en la columna Haga clic para agregar en la vista Hoja de datos o agregue nuevos campos mediante los comandos del grupo Agregar y eliminar en la ficha Campos.

• Crear una tabla empezando en la vista Diseño    En la vista Diseño, cree primero la estructura de la nueva tabla. A continuación, cambie a la vista Hoja de datos para escribir los datos, o bien escriba los datos con algún otro método, como con un formulario.

 Nota   La vista Diseño no está disponible para las tablas de una base de datos web.

1. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseño de tabla.
2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y, a continuación, seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.
3. Puede escribir información adicional para cada campo en la columna Descripción. Esa descripción se muestra en la barra de estado cuando el punto de inserción se encuentra en ese campo y se utiliza como texto de la barra de estado para todos los controles que cree arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta un formulario o informe, así como todos los controles creados para ese campo con el Asistente para formularios o el Asistente para informes.
4. Tras agregar todos los campos, guarde la tabla :
• En la ficha Archivo, haga clic en Guardar.
5. Puede comenzar a escribir datos en la tabla en cualquier momento. Para ello, cambie a la vista Hoja de datos, haga clic en la primera celda vacía y comience a escribir. Asimismo, puede pegar datos de otro origen tal y como se describe en la siguiente sección.

• Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint    Con una lista de SharePoint, las personas que no tengan Access podrán usar sus datos. Además, los datos de lista se almacenan en un servidor, que generalmente ofrece mejor protección contra la pérdida de datos que los almacenados en un equipo de escritorio. Puede empezar con una lista nueva o puede vincular a una lista existente. Debe tener permisos suficientes en el sitio de SharePoint donde desee crear la lista; esto puede variar según el sitio, así que debería ponerse en contacto con el administrador de SharePoint para obtener detalles acerca de las opciones.

 Nota   Esta característica no está disponible en una base de datos web.

1. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Listas de SharePoint.
2. Puede utilizar una de las plantillas de lista para crear una lista de SharePoint estándar, como Contactos o Eventos.

También puede elegir crear una lista personalizada, o bien importar o vincular a una lista existente. Haga clic en la opción que desee.

3. Si elige cualquiera de las plantillas de lista o va a crear una lista personalizada, se abre el cuadro de diálogo Crear nueva lista para guiarle a través del proceso. Si decide usar una lista existente, se abre el cuadro de diálogo Obtener datos externos para ayudarle .

Pegar datos de otro origen en una tabla de Access

Si los datos están actualmente almacenados en otro programa, como Excel, puede copiar y pegar los datos en una tabla de Access. En general, se obtienen los mejores resultados si los datos ya están separados en columnas, como es el caso de una hoja de cálculo de Excel. Si los datos se encuentran en un programa de procesamiento de texto, primero debería separar las columnas de datos mediante tabulaciones, o bien convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto y después copiar los datos. Si es necesario editar o manipular los datos (por ejemplo, separar nombres completos en nombre y apellidos), quizás desee hacerlo antes de copiarlos, sobre todo si no está familiarizado con Access.

Cuando se pegan datos en una tabla vacía, Access configura el tipo de datos de cada campo de acuerdo con el tipo de los datos ubicados en él. Por ejemplo, si un campo pegado contiene únicamente fechas, Access aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo. Si el campo pegado contiene únicamente las palabras "sí" y "no", Access aplica el tipo de datos Sí/No a ese campo.

Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es de un tipo similar al de las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna nombres de campo genéricos (Campo1, Campo2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las siguientes filas, Access usa la primera fila como nombres de campos y excluye la primera fila de los datos en sí.

Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los campos lo antes posible para evitar confusiones. Siga este procedimiento:

1. Guarde la tabla.
• En la ficha Archivo, haga clic en Guardar.
2. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuación, escriba un nombre para la columna.
3. Guarde la tabla de nuevo.

Importar o vincular a datos de otro origen

Es posible que tenga datos que ha estado recopilando en otro programa que le gustaría utilizar en Access. Quizás trabaje con personas que almacenan sus datos en otros programas y desea trabajar con sus datos en Access. O quizás tenga varios orígenes de datos dispares y necesita una "ubicación central" donde reunirlos todos para realizar un análisis más profundo.

Access permite importar o vincular con facilidad datos de otros programas. Se pueden incorporar datos desde una hoja de Excel, una tabla de otra base de datos de Access, una lista de SharePoint o otros orígenes diversos. El proceso varía ligeramente en función del origen de datos, pero las siguientes instrucciones le sirven de punto de partida:

1. En la ficha Datos Externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de programa correcto, haga clic en Más.

 En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para ir al archivo de datos de origen, o bien, escriba la ruta de acceso completa al archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.

2. Haga clic en la opción que desee en Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla usando los datos importados o crear una tabla vinculada que mantenga un vínculo al origen de datos.
3. Haga clic en Aceptar.

En función de su elección, se abre el cuadro de diálogo Vincular objetos o Importar objetos.

5. Use el cuadro de diálogo para finalizar el proceso. El procedimiento exacto depende de la opción de importación o vinculación que haya elegido.
6. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

Si elige importar, Access preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que se acaba de completar.

• Si cree que va a realizar de nuevo la misma operación de importación, haga clic en Guardar los pasos de la importación y escriba los detalles.

A continuación, podrá reproducir fácilmente la operación de importación; para ello, haga clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos externos, seleccione la especificación de importación y haga clic en Ejecutar.

• Si no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.

Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la tabla en Tablas en el panel de navegación.

Abrir una base de datos existente de Access

 Sugerencia   Para abrir rápidamente una de las últimas bases de datos que haya abierto, en la ficha Archivo, haga clic en Reciente y, a continuación, haga clic en el nombre de archivo.

1. En la ficha Archivo, haga clic en Abrir.
2. Haga clic en un acceso directo del cuadro de diálogo Abrir, o bien, en el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta que contenga la base de datos que desee.
3. En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta que se abra la carpeta que contiene la base de datos.
4. Cuando encuentre la base de datos, siga uno de estos procedimientos:
• Para abrir la base de datos en modo predeterminado de apertura, haga doble clic en ella.
• Si desea abrir la base de datos para el acceso compartido en un entorno multiusuario (base de datos multiusuario (compartida): base de datos que permite que más de un usuario tenga acceso y modifique el mismo conjunto de datos al mismo tiempo.), de modo que usted y otros usuarios puedan leer y escribir al mismo tiempo en la base de datos, haga clic en Abrir.
• Si desea abrir la base de datos para el acceso de sólo lectura, de modo que se pueda ver pero no modificar la base de datos, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir como de sólo lectura.
• Si desea abrir la base de datos para el acceso exclusivo, de modo que ningún otro usuario pueda abrirla mientras usted la tenga abierta, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo.
• Para abrir la base de datos como sólo lectura, haga clic en la flecha que aparece junto al botón Abrir y elija Abrir en modo exclusivo. Los demás usuarios podrán abrir la base de datos, pero tendrán acceso de sólo lectura.

Si no encuentra la base de datos que desea abrir    

1. En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en el acceso directo Mi PC, o bien, en el cuadro Buscar en, haga clic en Mi PC.
2. En la lista de unidades, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la unidad en la que cree que podría estar la base de datos y, a continuación, haga clic en Buscar.
3. Especifique los criterios de búsqueda y, a continuación, presione ENTRAR para buscar la base de datos.
4. Si encuentra la base de datos, ábrala haciendo doble clic en ella en el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda.

 Nota   Como la búsqueda se inició desde el cuadro de diálogo Abrir, deberá hacer clic en Cancelar en ese cuadro de diálogo antes de abrir la base de datos.